کارتابل ورودی

درخواست درست را در کارتابل پیدا کنید

از بخش کارتابل فرآیند وارد کارتابل ورودی شوید. پیش از رسیدگی، نقش جاری خود را بررسی کنید. یک حساب کاربری ممکن است با نقش‌های مختلف کار کند؛ ارجاعی که برای نقش «مشاور» انجام شده است باید در همان زمینهٔ نقش بررسی شود. دسترسی شروع یک فرآیند نیز با دریافت کار در گام‌های بعد یکسان نیست؛ ممکن است شخصی آغازکننده نباشد، ولی گام بررسی برای او ارسال شود.

در بالای فهرست، وظایف من و وظایف تفویض اختیار شده از یکدیگر جدا هستند. دستهٔ همه درخواستها و دسته‌های دارای نام فرآیند نیز برای مرور فهرست در دسترس‌اند. عدد کنار هر عنوان، تعداد نمایش‌داده‌شده برای همان بخش است؛ آن را با شمارهٔ ردیف یا شناسهٔ یک درخواست اشتباه نگیرید.

کدام ستون را برای چه منظوری بخوانید؟

برای پیدا کردن یک درخواست، از جستجو در کل جدول... استفاده کنید یا مقدار موردنظر را در فیلتر زیر ستون مناسب وارد کنید. اگر تعداد ردیف‌ها زیاد است، دستهٔ مربوط به فرآیند و کنترل‌های صفحه‌بندی را نیز بررسی کنید. در جدول عریض، برای دیدن ستون‌های دیگر از پیمایش افقی استفاده کنید.

عنوان با شرح گام فرق دارد. عنوان دربارهٔ خود درخواست به شما سرنخ می‌دهد، اما شرح گام مسئولیت فعلی را نشان می‌دهد. برای نمونه، عنوان می‌تواند شامل نام درخواست‌کننده و اطلاعات مرخصی باشد و شرح گام همچنان «بررسی درخواست مرخصی» بماند. اگر طراح از عنوان اختیاری استفاده کرده باشد، عنوان جدید پس از انجام گام مربوط اعمال می‌شود؛ عنوان ابتدایی یک درخواست تازه الزاماً عنوان نهایی آن نیست.

نکته: در فرآیندی که برگشت به مجری قبلی تنظیم شده است، درخواست اصلاحی می‌تواند به همان کاربر و نقشِ اقدام‌کنندهٔ قبلی برگردد. لزوماً همهٔ افرادی که به Lane دسترسی دارند، گیرندهٔ این برگشت نیستند. طراحی این رفتار در Pool و Lane توضیح داده شده است.

فرم را باز کنید و گام جاری را بشناسید

1. ردیف درخواست را با توجه به عنوان، تاریخ ارجاع و شرح گام پیدا کنید.
2. ردیف را انتخاب و ادامه فرآیند را بزنید؛ ابزار ادامهٔ همان ردیف نیز در دسترس است.
3. عنوان فرم، داده‌های موجود و هر شرح ارجاعی را که بالای فرم نمایش داده شده بخوانید.
4. مشخص کنید چه کاری از شما انتظار می‌رود: ثبت داده، اصلاح داده، بررسی اطلاعات یا انتخاب تصمیم.
5. پس از تکمیل موارد لازم، اقدام مناسب بخش ثبت نهایی را انتخاب کنید.

چرا یک فرم در دو گام متفاوت دیده می‌شود؟

یک فرم می‌تواند در چند گام همان درخواست گردش کند. برای مثال، درخواست‌کننده اطلاعات مرخصی را ثبت می‌کند و جانشین همان اطلاعات را در گام بررسی می‌بیند. اگر فرم گام بعد برای ویرایش همان رکورد تنظیم شده باشد، تغییرات روی همان اطلاعات اعمال می‌شود؛ دیدن دوبارهٔ فرم به معنی ایجاد یک درخواست یا رکورد تازه نیست.

امکان تغییر داده‌ها را طراحی گام مشخص می‌کند:

• در حالت ویرایش، اطلاعات موجود قابل اصلاح است؛ با این حال طراح می‌تواند بعضی فیلدها را فقط خواندنی کند.
• در حالت نمایش، اطلاعات فرم برای مشاهده ارائه می‌شود و فیلدها قابل ویرایش نیستند.
• یک فیلد می‌تواند در گام ثبت پنهان باشد و در گام بررسی نمایش داده شود. برای نمونه، نام درخواست‌کننده ممکن است هنگام شروع از اطلاعات کاربر پر شود و فقط در فرم بررسی دیده شود.

بنابراین غیرفعال بودن تاریخ شروع یا پایان مرخصی در فرم جانشین الزاماً اشکال نیست؛ ممکن است وظیفهٔ او بررسی و اعلام نظر باشد، نه تغییر درخواست. تنظیم حالت فرم، نمایش فیلدها و اتصال اطلاعات بین گام‌ها در Taskها و Activityها آمده است.

برگشت به فهرست با انجام کار فرق دارد

دکمهٔ بازگشت به کارتابل برای بازگشت به فهرست است. اگر هنوز اطلاعات را ثبت نکرده‌اید، صرف باز کردن فرم، نوشتن در آن یا ترک صفحه را معادل ثبت موفق کار در نظر نگیرید. برای نگه‌داشتن اطلاعات از ثبت موقت، در صورت فراهم بودن آن، و برای ادامهٔ گردش از اقدام نهایی گام استفاده کنید.

نتیجه: انجام یک UserTask یعنی انجام کارِ همان گام. این کار ممکن است درخواست را به بررسی‌کنندهٔ بعدی بفرستد، برای اصلاح برگرداند یا به پایان برساند؛ تمام شدن کار شما همیشه به معنی پایان کل فرآیند نیست.

تصمیم و دلیل اقدام را ثبت کنید

دکمه‌های بخش ثبت نهایی را بر اساس هدفشان انتخاب کنید. یک گام ممکن است فقط ذخیره داشته باشد؛ گام دیگری می‌تواند چند اقدام مانند تایید و عدم تایید ارائه کند. نام اقدام‌ها برای همان فرآیند تعریف می‌شود و نباید نتیجهٔ یک نام را به تمام فرآیندها تعمیم داد.

شرح ارجاع، دلیل تصمیم را منتقل می‌کند

اگر بخش توضیحات ارجاع نمایش داده شده است، دلیل تصمیم یا توضیح لازم برای گیرندهٔ بعدی را در آن وارد کنید. برای نمونه، به‌جای برگرداندن درخواست مرخصی بدون دلیل، بنویسید که با جانشینی موافقید، اما لازم است فاصلهٔ تاریخ شروع و پایان کمتر شود. درخواست‌کننده با دیدن این توضیح می‌فهمد چه چیزی باید اصلاح شود.

در صورت فعال بودن انتخاب نوع شرح ارجاع، نوع متناسب با توضیح را انتخاب کنید. نوع‌هایی مانند موفقیت‌آمیز، هشدارآمیز و اخطار، نحوهٔ ارائهٔ پیام را برای گیرنده مشخص می‌کنند. نوع پیام را با تصمیم فرآیند یکی نگیرید؛ شرح و نوع آن، توضیح تصمیم هستند و مسیر گردش طبق اقدام یا شرط‌های مدل تعیین می‌شود.

نمایش شرح قبلی بالای فرم نیز باید برای گام مقصد فعال باشد. وقتی شرحی در گردش ثبت نشده، پیامی برای نمایش وجود ندارد. وجود متن در ستون شرح ارجاع کارتابل، به‌تنهایی به این معنی نیست که همان متن در بالای هر فرم نیز نمایش داده می‌شود.

چرا شرح برای یک اقدام اجباری است و برای اقدام دیگر نیست؟

الزام شرح می‌تواند برای کل گام یا برای اقدام مشخصی تعریف شود. برای مثال، تایید می‌تواند بدون نوشتن توضیح مجاز باشد، اما عدم تایید به دلیل نیاز داشته باشد. اگر پیام پر کردن شرح ارجاع اجباری است. را دیدید، توضیح را تکمیل کنید و سپس اقدام موردنظر را دوباره بزنید.

آیا هر اقدام تغییرات فرم را ذخیره می‌کند؟

خیر. اگر Action همان Sequence Flow «بازگشت بدون ثبت اطلاعات فرم» داشته باشد، User Task در حالت Add یا Edit باشد و Form از نوع Tableless نباشد، دادهٔ Form ثبت نمی‌شود و Variable Log مربوط انجام می‌شود. این تنظیم به Actionهای دیگر سرایت نمی‌کند.

برای طراح: در این حالت، ثبت نشدن تغییرات رکورد فرم را با حذف خروجی فرآیندی فرم یکی نگیرید؛ خروجی فرم همچنان می‌تواند در متغیر تنظیم‌شده قرار بگیرد. جزئیات اقدام و خروجی‌ها در Taskها و Activityها و انتخاب مسیر در Gatewayها توضیح داده شده است.

کار ناتمام را برای ادامه نگه دارید

دو وضعیت را از هم جدا کنید: فرآیندی که شروع شده ولی اولین فرم آن هنوز ثبت نشده است و فرمی که با دکمهٔ ثبت موقت ذخیره شده است. محل پیگیری و نتیجهٔ این دو یکسان نیست.

فرآیند را شروع کرده‌اید، اما اولین فرم را ثبت نکرده‌اید

وقتی بلافاصله بعد از شروع، اولین گام یک UserTask است و هنوز آن را ثبت نکرده‌اید، برای پیدا کردن آن به کارتابل ثبت موقت مراجعه کنید. چنین موردی صرفاً به دلیل شروع فرآیند، در کارتابل ورودی عادی قرار نمی‌گیرد. این تفکیک مانع آمیخته شدن شروع‌های رهاشده با کارهای معمول کارتابل می‌شود.

در کارتابل ثبت موقت، بخش‌های ثبت‌های موقت من و ثبت‌های موقت تفویض‌شده و اطلاعاتی مانند عنوان، تاریخ ارجاع و شرح گام وجود دارد. درخواست موردنظر را از این فهرست باز کنید و کار روی فرم را ادامه دهید.

داده را موقت ذخیره کنید، بدون آنکه گام جلو برود

اگر طراح برای UserTask گزینهٔ امکان ثبت موقت فرم را فعال کرده باشد، بخش و دکمهٔ ثبت موقت در فرم قرار می‌گیرد.

1. اطلاعاتی را که فعلاً در اختیار دارید وارد کنید.
2. فیلدهایی را که ثبت آن‌ها الزامی است تکمیل کنید.
3. ثبت موقت را بزنید و نتیجهٔ ثبت را بررسی کنید.
4. برای ادامهٔ کار، درخواست را از کارتابل ورودی خود باز کنید.
5. اطلاعات ذخیره‌شده را تکمیل و سپس اقدام بخش ثبت نهایی را اجرا کنید.

پس از ثبت موقت، داده‌ها برای ادامه در اختیار شما هستند، اما درخواست هنوز برای گام بعد ارسال نشده است. در مثال مرخصی، جانشین پس از ثبت نهایی درخواست را دریافت می‌کند، نه صرفاً پس از ثبت موقت درخواست‌کننده.

ثبت نهاییِ همان فرم پس از ثبت موقت، اطلاعات همان رکورد را تکمیل می‌کند؛ لازم نیست برای ادامه درخواست تازه بسازید. ثبت موقت محدودیت‌های پایگاه داده را دور نمی‌زند: اگر ستون متناظر، مانند ستون شناسهٔ جانشین، NOT NULL باشد یا قید دیگری داشته باشد، مقدار ذخیره‌شده باید آن قید را رعایت کند. الزام پایگاه داده را با علامت اجباری‌بودن کنترل در فرم یکی نگیرید.

کل درخواست جاری را لغو کنید

لغو فرآیند برای متوقف کردن گردش همان درخواست جاری است. این کار با عدم تایید یا برگشت فرم برای اصلاح فرق دارد. در مسیر عدم تایید، درخواست طبق مدل به کار بعدی یا مجری قبلی می‌رود؛ در لغو، هدف توقف کل گردش جاری است.

این دکمه زمانی در گام ارائه می‌شود که امکان لغو فرآیند برای آن فراهم شده باشد. اگر در یک درخواست چند مسیر، ارجاع یا انتظار هم‌زمان وجود داشته باشد، دامنهٔ لغو فقط کارِ پیش روی شما نیست و کل گردش همان درخواست را دربر می‌گیرد.

1. درخواست و گام جاری را بررسی کنید و مطمئن شوید هدف شما توقف کل درخواست است.
2. لغو فرآیند را بزنید.
3. هشدار تأیید را بخوانید. برای ادامهٔ لغو، بله و برای انصراف، خیر را انتخاب کنید.
4. در پنجرهٔ توضیحات، دلیل لغو را بنویسید.
5. ذخیره را بزنید و نتیجه را در کارتابل و سوابق بررسی کنید.

هشدار: لغو، توقف منطقی گردش درخواست است؛ آن را به معنی پاک شدن فیزیکی تمام داده‌های فرم یا بازگرداندن خودکار همهٔ تغییرات قبلی در نظر نگیرید. برای برگشت دادن درخواست به شخصی که باید آن را اصلاح کند، از اقدام مناسب همان مسیر استفاده کنید.

رونوشت و کارهای چندمجری را تشخیص دهید

رونوشت می‌تواند هم‌زمان با ادامهٔ مسیر در کارتابل بماند

در گام معمولی، ادامهٔ مسیر به انجام کار آن گام وابسته است. رونوشت برای ارائهٔ اطلاعات به گیرنده به کار می‌رود و مسیر بعدی بدون انتظار برای رسیدگی گیرندهٔ رونوشت ادامه پیدا می‌کند. به همین دلیل، وجود یک رونوشت در کارتابل لزوماً به معنی متوقف بودن فرآیند در انتظار شما نیست.

رونوشت با فرم نمایش استفاده می‌شود. اطلاعات را بخوانید و اقدام مربوط به رسیدگی به رونوشت را انجام دهید. ممکن است خود فرآیند به پایان رسیده باشد، ولی رونوشت تا رسیدگی گیرنده در کارتابل باقی بماند. در مثال دو گیرندهٔ رونوشت، هر دو می‌توانند کار خود را در کارتابل ببینند، در حالی که مسیر اصلی از گام‌های رونوشت عبور کرده است.

اگر شرح ارجاع در ردیف رونوشت وجود دارد ولی بالای فرم نیست، فعال بودن نمایش آن در گام مقصد را بررسی کنید؛ وجود رونوشت به‌تنهایی تنظیم نمایش شرح را تغییر نمی‌دهد.

رأی یا اقدام شما ممکن است فقط بخشی از رسیدگی جمعی باشد

یک گام می‌تواند به چند مجری ارجاع شود. در چنین گامی، نتیجهٔ اقدام شما و زمان ادامهٔ کل مسیر به روش رسیدگی تعریف‌شده بستگی دارد. در رأی‌گیری، ممکن است پس از ثبت رأی، کار از کارتابل شما خارج شود، اما دیگران همچنان حق رأی داشته باشند. رسیدن به نصاب یا انتظار تا آخرین اقدام نیز دو رفتار متفاوت‌اند.

برای مثال، در یک رأی‌گیری سه‌نفره با نصاب ۵۰ درصد، دو رأی هم‌جهت می‌توانند نصاب را تأمین کنند. در حالت براساس آخرین اقدام، صرف رسیدن زودتر به نصاب برای عبور کافی نیست و رسیدگی سایر مجریان نیز لازم است. اگر اولین کاربر از نقش فعال باشد، اقدام یک عضو می‌تواند کار مشترک آن نقش را از دسترس سایر اعضای همان نقش خارج کند.

مرز کاربرد: چند مجری که روی یک درخواست اقدام یا رأی ثبت می‌کنند، با ارجاع گروهی چند درخواست تفاوت دارد. برای رسیدگی به چند ردیف از کارتابل، ارجاع گروهی را ببینید؛ برای طراحی رفتار چندمجری و رأی‌گیری، به Taskها و Activityها و Gatewayها مراجعه کنید.

نتیجه را پیگیری کنید و کارتابل درست را انتخاب کنید

پس از اقدام، تنها به بسته شدن فرم یا ناپدید شدن یک ردیف تکیه نکنید. پیام نتیجه را بخوانید و برای پیگیری گردش از ابزارهای تاریخچه و روند درخواست و کارتابل سوابق استفاده کنید. درخواست ممکن است به کاربر بعدی رفته، برای اصلاح برگشته یا در مسیر جمعی منتظر اقدام دیگران باشد.

اگر کاری را پیدا نمی‌کنید، نقش جاری، بخش انتخاب‌شدهٔ کارتابل، جستجو و فیلترهای جدول را بررسی کنید. سپس ببینید کار هنوز برای اقدام شما باقی مانده، به گام دیگری رفته، در ثبت موقت است یا در یک گام جمعی توسط مجری مجاز دیگری رسیدگی شده است. برای تشخیص مسئول گام و رفتار برگشت، مرجع Pool و Lane و برای دکمه‌ها و وضعیت فرم، مرجع Taskها و Activityها را بخوانید.

خواندن عنوان، تاریخچه و روند Process در کارتابل

ستون عنوان می‌تواند عنوان Process، کد نمونه و عنوان اختیاری را کنار هم نمایش دهد. در تب‌های بالای کارتابل، دسته‌های Process و تعداد درخواست‌ها دیده می‌شوند؛ «همه درخواست‌ها» دامنه کلی را نشان می‌دهد. «وظایف من» و «وظایف تفویض اختیار شده» نیز جدا هستند.

Icon ساعت، تاریخچه Process را باز می‌کند. جدول تاریخچه، شرح گام، شماره گام، اقدام‌کننده، نوع اقدام، متن شرح ارجاع، جزئیات تفویض و تاریخ ورود/خروج کارتابل را نشان می‌دهد. وضعیت «از کارتابل خارج نشده است» با یک تاریخ خروج قطعی فرق دارد.

Icon نارنجی «روند فرآیند» نمایش مدل و وضعیت اجرا را باز می‌کند. پنجره «وضعیت فرآیند» بوم مدل، علامت‌های وضعیت Nodeها، دکمه نمای نقشه و دکمه بستن دارد. این نمایش برای تشخیص موقعیت اجرای نمونه است؛ تغییر مدل از این نما نتیجه نمی‌شود.

جستجو، فیلتر ستون‌ها، گروه‌بندی با انتقال عنوان ستون، خروجی Excel و صفحه‌بندی در جدول تاریخچه به پیگیری کمک می‌کنند. دسترسی تاریخچه و روند تابع تنظیم عمومی سامانه و مجوز همان User Task است.